Üç yönlü eşleştirme nedir, neden bir rapor değil bir kapı olmalıdır?
Sipariş, irsaliye, fatura. Üçü tutmuyorsa ödeme yapılmamalı. Sorun, çoğu sistemde bunun bir rapor olması.
Üç yönlü eşleştirme, tedarikçi faturasının satınalma siparişi ve mal kabul irsaliyesiyle fiyat ve miktar bakımından karşılaştırılmasıdır. Amaç, sipariş edilmemiş, teslim alınmamış veya farklı fiyattan faturalanmış bir tutarın ödenmesini engellemektir. Kalite muayenesi varsa karşılaştırma muayeneden geçen miktara göre yapılır ve dört yönlü hale gelir.
Üç yönlü eşleştirme, satınalma sürecindeki en temel iç kontroldür ve mantığı basittir: bir tedarikçi faturasını ödemeden önce üç belge birbirini doğrulamalıdır.
- Satınalma siparişi — ne sipariş ettik, hangi fiyattan?
- Mal kabul irsaliyesi — ne teslim aldık?
- Tedarikçi faturası — ne için para isteniyor?
Üçü tutuyorsa fatura ödenebilir. Tutmuyorsa bir sorun vardır ve bakılması gerekir.
Kapı ile rapor arasındaki fark
Çoğu sistemde üç yönlü eşleştirme bir rapordur: fatura girilir, muhasebeleştirilir, sonra biri ay sonunda uyuşmazlık raporunu açar ve farkları inceler. O noktada ödeme çoktan yapılmıştır.
Doğru tasarım eşleştirmeyi bir kapı yapmaktır. Siparişe bağlı bir fatura, doğrulama çalıştırılmadan onaylanamaz. Doğrulama fiyat ve miktarı karşılaştırır; tolerans aşılırsa fatura ancak açık bir gerekçe girilerek onaylanabilir.
Bu ayrım küçük görünür ama sonucu büyüktür: kapı olduğunda hata ödemeden önce yakalanır, rapor olduğunda ödemeden sonra.
Gerekçe belgeye yazılmalıdır
Tolerans aşımını onaylarken girilen gerekçenin faturaya kalıcı olarak işlenmesi kritiktir. Aksi halde üç ay sonra "bu yüzde sekiz fark neden kabul edilmiş" sorusunun cevabı kimsede olmaz.
Gerekçe ayrı bir not defterine değil, belgenin kendisine yazılmalıdır. Denetim faturaya bakar, not defterine değil.
Tolerans ne olmalı?
Yaygın varsayılan yüzde beştir, ama tek bir oran her kalem için doğru değildir:
- Emtia niteliğindeki hammaddede fiyat dalgalanması normaldir; tolerans daha geniş olabilir.
- Sözleşmeli fiyatlı kalemlerde tolerans sıfıra yakın olmalıdır; fark varsa sözleşme ihlali vardır.
- Navlun ve ek maliyetlerde tutar bazlı tolerans, oran bazlı olandan daha anlamlıdır.
Toleransı tek bir global ayara bağlayan sistemler, pratikte ya çok gevşek ya çok sıkı çalışır.
Dördüncü yön: kalite
Mal kabulde kalite muayenesi tanımlıysa eşleştirme, teslim alınan miktara değil muayeneden geçen miktara göre yapılmalıdır.
Örnek: yüz adet teslim alındı, muayenede sekiz adet reddedildi. Tedarikçi yüz adet faturaladı. Üç yönlü eşleştirme bu faturayı geçirir çünkü irsaliyede yüz adet yazar. Dört yönlü eşleştirme geçirmez, çünkü kabul edilen doksan iki adettir.
Reddedilen malın faturasının sessizce ödenmesi, üretim yapan işletmelerde en sık görünmez kayıplardan biridir.
Uygulamada dikkat edilecekler
- Kısmi teslimatlarda eşleştirme kümülatif çalışmalıdır: üç irsaliyeye karşılık gelen tek fatura eşleşebilmelidir.
- Sipariş satırındaki teslim alınan ve faturalanan sayaçları ayrı tutulmalıdır; ikisi karıştığında mükerrer faturalama yakalanamaz.
- Ek maliyet (navlun, gümrük) sipariş satırında yoksa eşleştirmede fark üretir; bunların başlık düzeyinde ayrı taşınması gerekir.