e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
İkisi de elektronik fatura, ikisi de GİB'e gider. Fark, alıcıya nasıl ulaştığında ve hangi durumda hangisinin zorunlu olduğunda.
e-Fatura, alıcısı da e-Fatura mükellefi olan kurumlara kesilir ve GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. e-Arşiv ise mükellef olmayan alıcılara — şahıs işletmeleri, nihai tüketiciler ve yurt dışı müşteriler — kesilir; GİB'e raporlanır ama alıcıya GİB üzerinden iletilmez, e-posta veya PDF ile gönderilir.
İki belge de elektroniktir, ikisi de Gelir İdaresi Başkanlığı'na raporlanır. Ayrım, alıcının mükellefiyet durumunda ve belgenin alıcıya nasıl ulaştığındadır.
Tek cümlelik ayrım
- e-Fatura: alıcı da e-Fatura mükellefiyse kesilir. Belge GİB sistemi üzerinden alıcının gelen kutusuna düşer. Alıcı kabul veya ret cevabı verebilir.
- e-Arşiv: alıcı e-Fatura mükellefi değilse kesilir. Belge GİB'e raporlanır ama alıcıya GİB üzerinden iletilmez; e-posta, PDF veya kâğıt çıktı ile gönderilir.
Bu yüzden e-Arşiv faturasında "alıcı kabul etmedi" gibi bir durum yoktur — alıcıya sistem üzerinden hiç gitmemiştir.
Hangisini keseceğinizi kim belirler
Siz değil, alıcı belirler. Fatura keseceğiniz firmanın vergi kimlik numarasıyla GİB mükellef listesine bakılır. Listede varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv.
Bu kontrol elle yapılmaz. Sistemin cari kartı kaydederken ya da fatura keserken mükellefiyet sorgusunu otomatik yapması gerekir; aksi halde yanlış belge tipiyle kesilen faturalar birikir ve düzeltmesi zahmetlidir.
İhracatta durum farklıdır
Burası en sık hata yapılan noktadır:
- Mal ihracatında İHRACAT profilli e-Fatura kesilir. Alıcı gümrük idaresidir; yurt dışındaki müşteri değil.
- Hizmet ihracatında ve mikro ihracatta (ETGB) e-Arşiv kesilir.
Yurt dışı adresli bir alıcıya İHRACAT profilini e-Arşiv senaryosuyla birleştirmeye çalışmak geçersizdir. İyi bir sistem bunu doğrulama aşamasında engeller; kestikten sonra fark etmek, iptal ve yeniden düzenleme demektir.
Bir ayrıntı daha: yurt dışı alıcının vergi kimlik numarası harfli olabilir veya Türkiye'deki formatlardan farklı uzunlukta olabilir. İHRACAT profilinde bu bir hata değildir. Vergi numarası doğrulamasını her durumda Türkiye formatına zorlayan sistemler burada tıkanır.
Gelen faturalarda asimetri
Giden tarafta durum simetriktir: iki belge tipi de sizin ürettiğiniz belgelerdir. Gelen tarafta değildir.
- Gelen e-Fatura entegratörünüz üzerinden otomatik çekilir. Sistem bunları listeler, satınalma siparişiyle eşleştirir.
- Gelen e-Arşiv faturasının otomatik kanalı yoktur. Size PDF veya e-posta olarak gelir. Bunları alış faturası olarak elle girmeniz gerekir.
Bu, kokpitte "gelen fatura sayısı" tek rakam olarak gösterildiğinde eksik görünmesine yol açar. Doğru tasarım, manuel girilen alış faturalarını ayrı bir sayaçta göstermektir; böylece rakam eksik değil, açıklanmış olur.
Pratik kontrol listesi
- Cari kartı açarken mükellefiyet sorgusu otomatik yapılıyor mu?
- Yurt dışı müşteri için profil seçimi doğrulanıyor mu?
- Gelen e-Arşiv faturaları için elle giriş süreciniz tanımlı mı?
- Entegratör bağlantınız test edildi mi, yoksa hâlâ test ortamında mı?
Son madde küçük görünür ama en pahalı hatadır. Entegratör hesabı tanımlanmış ama bağlantısı doğrulanmamış bir kurulumda faturalar sisteme kaydedilir, kullanıcı gönderildiğini sanır, GİB'e hiçbir şey gitmez. Bu yüzden bağlantı doğrulanana kadar sistemin bilinçli olarak test modunda kalması ve bunu ekranda açıkça göstermesi gerekir.
İlgili
Kaynak