ERP geçişinde veri aktarımı nasıl planlanır?
ERP projelerinin geciktiği yer kod değildir. Veri aktarımı, ekran ekran test ve hata düzeltmedir.
ERP geçişinde ana veri (stok kartları, cari kartlar, hesap planı) aktarılır, geçmiş hareketlerin tamamı genellikle aktarılmaz. Açılış bakiyeleri açık kalem veya açılış yevmiye fişi olarak girilir, eski sistem salt okunur arşiv olarak saklanır. Projenin gerçek darboğazı yazılım değil, veri temizliği ve doğrulamadır.
ERP projelerinin gecikme nedenleri sorulduğunda genellikle yazılım gösterilir. Deneyimimiz farklı: gerçek darboğaz veridir.
Yazılım tarafı tahmin edilebilirdir; bir ekran ya çalışır ya çalışmaz. Veri tarafı tahmin edilemez, çünkü eski sistemdeki verinin ne kadar bozuk olduğunu aktarmadan önce kimse bilmez.
Neyi aktarın, neyi aktarmayın
Mutlaka aktarılacaklar (ana veri):
- Hesap planı ve mali dönem yapısı
- Cari kartlar (müşteri, tedarikçi, ikisi birden)
- Stok kartları, birimler, kategoriler
- Ürün ağaçları ve rotalar (üretim varsa)
- Çalışan kartları (bordro varsa)
- Depo, lokasyon ve iş merkezi tanımları
Açılış bakiyeleri:
- Stok miktar ve maliyetleri
- Cari bakiyeler — açık kalem bazında, tek toplam olarak değil
- Banka ve kasa bakiyeleri
- Sabit kıymetler ve birikmiş amortismanları
- Açık siparişler (alınan ve verilen)
Genellikle aktarılmayacaklar:
- Geçmiş yılların hareket detayı
- Kapanmış belgeler
- Eski sistemdeki pasif kartlar
Son madde tartışma yaratır. "Geçmişe bakmamız gerekirse ne olacak?" sorusunun cevabı: eski sistemi salt okunur olarak açık tutun. Geçmiş hareketi yeni sisteme taşımak, hem aktarım maliyetini birkaç katına çıkarır hem de yeni sistemi ilk günden kirletir.
Açık kalem detayı neden şart
Cari bakiyeyi tek satır olarak aktarmak kolaydır ve yanlıştır. "X firmasına 250.000 ₺ borcumuz var" bilgisi, hangi faturaların açık olduğunu ve vadelerinin ne zaman geldiğini söylemez.
Vade yaşlandırması, tahsilat planlaması ve mutabakat açık kalem detayı olmadan çalışmaz. Açılışta bu detayı girmek zahmetlidir ama sonradan geriye dönük üretmek imkânsızdır.
Veri temizliği aktarımdan önce yapılır
En sık yapılan hata, kirli veriyi aktarıp yeni sistemde temizlemeye çalışmaktır. Doğrusu tersidir.
Aktarım öncesi kontrol listesi:
- Mükerrer cari kartlar. Aynı vergi numarasıyla açılmış birden fazla kart var mı? Birleştirin.
- Pasif kartlar. Son üç yılda hiç hareket görmemiş kartları aktarmayın.
- Vergi numarası doğrulaması. Checksum kontrolünden geçmeyen kayıtları düzeltin.
- Stok kartlarında birim tutarsızlığı. Aynı ürün için farklı birimler kullanılmış mı?
- Negatif stok bakiyeleri. Bunlar aktarılmadan önce sayımla düzeltilmeli.
- Hesap planında kullanılmayan hesaplar. Yeni plana taşımayın.
Bu temizlik eski sistemde ya da bir ara katmanda yapılır. Yeni sisteme kirli veri girerse, oradan çıkarmak çok daha pahalıdır.
Aktarım kurallardan geçmeli
Veri aktarımı doğrudan veritabanına yazmakla yapılmamalıdır. Aktarılan her kayıt, elle girilmiş gibi uygulama kurallarından geçmelidir: vergi numarası doğrulaması, zorunlu alan kontrolü, ilişki bütünlüğü.
Doğrudan veritabanına yazılan bir aktarım hızlıdır ve ay sonunda tutmayan bakiyeler olarak geri döner.
Sonuç raporu satır bazında olmalıdır: hangi satır yüklendi, hangisi neden reddedildi. "1.240 kayıttan 1.198'i yüklendi" yeterli değildir; reddedilen 42 kaydın hangileri olduğu ve neden reddedildiği görülmelidir.
Gerçekçi bir takvim
- Ana veri hazırlığı ve temizlik: 3–6 hafta (eski sistemin durumuna göre)
- İlk aktarım ve doğrulama: 1–2 hafta
- Ekran ekran test ve düzeltme: 4–8 hafta
- Açılış bakiyeleri ve mutabakat: 1–2 hafta
- Paralel çalışma: 1 dönem (ay)
Çok şirketli bir grupta bu döngü şirket başına tekrarlanır, ama ikinci şirket birincinin yarısı kadar sürer. Hepsini aynı gün canlıya almayın. Kademeli geçiş, tek seferlik geçişten daha uzun görünür ve daha az risk taşır.